DICTAMEN DEL TRIBUNAL DE CUENTAS SOBRE RENDICIÓN DE CUENTAS AÑO 2003
Montevideo, 19 de julio de 2004.
Señor
Secretario General de la
Junta Departamental de Florida
Don Hugo Giordano Castro
Carpeta No 201690
Oficio No 4086/04
En cumplimiento con lo dispuesto con el Artículo 94 del TOCAF transcribo, a continuación, la Resolución adoptada por este Tribunal, en su acuerdo de 14 de julio de 2004 y adjunto el Dictamen de Auditoria y el Informe a la Administración:
"VISTO: que este Tribunal ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2003;
RESULTANDO: que el examen se efectuó de acuerdo con Normas de Auditoria emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI);
CONSIDERANDO: que las conclusiones y evidencias obtenidas son las que se expresan en el Informe de Auditoria, que incluye Dictamen e Informe a la Administración;
ATENTO: a lo dispuesto por el Artículo 211 Literal C) de la Constitución de la República;
EL TRIBUNAL ACUERDA
1) Emitir su Dictamen constitucional respecto a la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuesta de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2003, en los términos del Informe de Auditoria que se adjunta;
2) Comunicar la presente Resolución a la Junta Departamental, a la Intendencia Municipal de Florida y a la Contadora Delegada; y
3) Dar cuenta a la Asamblea General”.-
Saludo, a Ud. Atentamente.
DICTAMEN
El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y el Balance de Ejecución Presupuesta de la Intendencia Municipal de Florida correspondiente al Ejercicio 2003 que incluye los siguientes estados demostrativos: ejecución presupuesta! con relación a los créditos y a los recursos, resultado del ejercicio, resultado acumulado y otros estados complementarios.
Toda la información incluida en dicho documento representa las afirmaciones del Ejecutivo Comunal. La responsabilidad del Tribunal de Cuentas es expresar una opinión sobre dicha Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal y establecer de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en caso que corresponda, los hallazgos realizados en el curso de la auditoria con relación al cumplimiento de las normas vigentes.
El examen fue realizado de acuerdo con normas de auditoria emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). Esas normas requieren que se planifique y se realice la auditoria para obtener seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos.
Una auditoria incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que respalda los importes y las revelaciones en los estados contables y evaluar tanto las normas contables utilizadas y las estimaciones significativas efectuadas por la Dirección, como la presentación de los estados contables en su conjunto. El Tribunal de Cuentas considera que el examen realizado ofrece una base razonable para emitir una opinión.
En el Ejercicio 2003 la Intendencia consideró como Presupuesto vigente el aprobado para ese ejercicio en el Presupuesto Quinquenal 2001-2005, apartándose de la modificación presupuestal 2003-2005 sancionada por la Junta por Resolución No 67/03 de 31/10/03.
En opinión del Tribunal de Cuentas, los estados mencionados presentan razonablemente, en todos sus aspectos importantes, de acuerdo a las normas legales y presupuéstales aplicables, el resultado del Ejercicio 2003 y el resultado acumulado al 31/12/03. Excepto por lo expresado en el párrafo anterior, el estado de ejecución presupuesta con relación a los recursos y a los créditos presenta razonablemente la ejecución presupuesta del ejercicio.
Con relación al cumplimiento de las disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación a lo dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de la Constitución de la República, en opinión del Tribunal de Cuentas no se ha dado cumplimiento a las siguientes normas:
1) Artículo 114 del TOCAF: En el arqueo de caja de la Tesorería Municipal al 31/12/03, hay vales por adelanto de dinero y comprobantes pendientes de descargo por un total de $ 2:322.265, con una antigüedad superior a la establecida en esta norma y en algunos casos llega a cuatro años.
2) Ley 3.299 (BROU-Crédito Social) y otras: La Intendencia Municipal no ha vertido en tiempo y forma algunos de los fondos indisponibles, los cuales tienen una antigüedad que oscila entre cuatro y veinte meses. La no versión de dichos fondos constituye una irregularidad en el manejo de fondos públicos, que puede aparejar las responsabilidades establecidas en el Título VI del TOCAF.
3) Artículo 15 del TOCAF: Se han producido excesos de gastos por un monto de $ 81:919.120, por lo que la Intendencia Municipal no ha dado cumplimiento a esta norma que establece que no podrán comprometerse gastos de funcionamiento o de inversión sin que exista crédito disponible, sin perjuicio de haberse cumplido con los mecanismos de observación y reiteración correspondientes.
4) Convenio No 30 de la O.I.T. Las liquidaciones de horas extras realizadas en el Ejercicio 2003, en algunos casos han superado los límites establecidos en este Convenio.
5) Artículo 81 Ley 16.237: En el transcurso del Ejercicio 2003 no se ha realizado el aporte patronal del 1% al F.N.V.
6) Artículo 33 del TOCAF: Se constató la existencia de varios Contratos de arrendamientos de obra. Los mismos han sido renovados anual o semestralmente según el caso, y remitidos a este Tribunal para la intervención preventiva, el cual los observó por no cumplir con esta norma por tratarse de arrendamientos de servicios y no de obra.
7) Artículo 94 Numeral 6) del TOCAF: En el Ejercicio 2003 se ha implementado el funcionamiento de la Auditoria Interna con una integración inadecuada. Este hecho no permite que el Tribunal de Cuentas cumpla con lo dispuesto por esta norma, en la redacción dada por el Artículo 481 de la Ley 17.296.
8) Artículo 13 del TOCAF: La Intendencia de Florida ha realizado en el ejercicio 2003 imputaciones de gastos correspondientes a ejercicios anteriores.
9) Artículo 211 Literal B) de la Constitución de la República: Se ejecutaron gastos sin haber sido sometidos a la intervención preventiva que corresponde al Tribunal de Cuentas, de acuerdo a lo establecido en esta norma constitucional.
Montevideo, 29 de junio de 2004.
sd
Ese. ELIZABETH M. CASTRO
SECRETARIO GENERAL
INFORME A LA ADMINISTRACIÓN
El Tribunal de Cuentas ha examinado la Rendición de Cuentas y Balance de Ejecución Presupuestal correspondiente al Ejercicio 2003 y ha emitido su correspondiente Dictamen.
En este capítulo del informe se agregan recomendaciones a efectos de corregir deficiencias constatadas en el examen practicado.
3.1 Recomendaciones
3.1.1 Recomendaciones del ejercicio anterior no cumplidas
3.1.1.1 Antigüedad de comprobantes pendientes de descargo
La Intendencia Municipal de Florida deberá ajustar los plazos de las rendiciones de cuentas de los vales por adelanto de dinero y los comprobantes pendientes de descargo, de acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 114 del TOCAF, el cual establece que "ninguna suma podrá permanecer sin rendir cuenta durante más de dos meses posteriores al mes en que fue recibida".
3.1.1.2. Comprobantes pendientes de registración que integran el saldo de disponibilidades
De acuerdo al documento presentado, existía al cierre del ejercicio un importe de $6:393.885 correspondiente a "Vales por adelantos de dinero" y "Comprobantes pendientes de descargo", integrando el saldo de las disponibilidades al 31/12/03 (29% del saldo). Se recomienda que al cierre de cada ejercicio, en aplicación de principios de buena administración, se disponga por parte de la Contaduría Municipal, la rendición de cuentas de cada una de las partidas que integran dichos conceptos, para efectuar las imputaciones que pudieran corresponder y reflejar las disponibilidades reales a esa fecha.
3.1.1. 3 Indisponibles
Los fondos indisponibles deben ser vertidos en tiempo y forma a sus destinatarios. A continuación se detallan los conceptos más significativos que al cierre del Ejercicio 2003 tenían una antigüedad que oscilaba entre cuatro y veinte meses:
Importe Antigüedad
BROU-Crédito Social $ 22:912.062 19 meses
BSE $ 920.947 20 meses
COVIFUM $ 145.216 4 meses
3. 1. 1. 4 Excesos de gastos
A efectos de no comprometer gastos cuando no existe crédito disponible, sería conveniente recurrir al mecanismo de la trasposición de objetos, aplicando las normas presupuéstales de la Intendencia vigentes en la materia.
3.1.1.5 Horas extras
El otorgamiento de horas extras a los funcionarios de la Intendencia debe realizarse de acuerdo al Convenio No 30 de la O.I.T, el cual establece que no se podrán trabajar más de 48 horas semanales, incluyendo las horas simples y las extras.
3.1.1. 6 Aporte al FNV
En el año 2003, como en ejercicios anteriores, no se ha cumplido con lo dispuesto por el Artículo 81 de la Ley 16.237. La Intendencia deberá abonar al BHU los aportes al Fondo Nacional de Vivienda más las multas y recargos por el no pago en fecha de los mismos.
3.1.1. 7 Auditoria interna
A efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto por el Artículo 94 del TOCAF, con la redacción dada por el Artículo 481 de la Ley 17.296, la Unidad de Auditoria Interna deberá estar a cargo de un Contador Público con formación y experiencia en la materia.
3.1.1. 8 Inventario de bienes de uso
De acuerdo a lo dispuesto por el Artículo 85 del TOCAF, deberá mantenerse un registro permanente de los bienes de uso que integran el patrimonio de la Intendencia.
3.1.1. 9 Registro de fondos y valores
La Intendencia Municipal deberá registrar el movimiento de fondos y valores por los cuales deba rendirse cuenta, así como de los bienes en guarda o custodia con los datos de los funcionarios responsables (Artículo 87 del TOCAF).
3.1. 2 Recomendaciones del ejercicio
Se reiteran las recomendaciones señaladas en el punto 3.1.1 y se agregan las siguientes:
3.1. 2.1 Presupuesto vigente
La modificación presupuesta 2003-2005 fue observada por este Tribunal en Sesión de 29/10/03, por no ajustarse los planillados al texto aprobado por la Junta. Además debía tenerse en cuenta lo señalado respecto a los recursos, que por no considerar este Tribunal justificadas las estimaciones efectuadas, deberían ajustarse las mismas. La Junta, por Resolución No 67/03 de 31/10/03, aceptó las observaciones de este Tribunal, sancionó la modificación y encomendó a la Intendencia a efectuar los ajustes a los planillados, lo que no fue efectuado en el ejercicio correspondiente. La ejecución presupuestal 2003 se presenta con las asignaciones aprobadas en el Presupuesto Quinquenal 2001-2005, apartándose de lo dispuesto por la Junta Departamental en su
Resolución No 67/03 por la cual sancionó la Modificación Presupuesta 2003-2005. En próximas instancias presupuéstales, la Intendencia deberá efectuar los ajustes correspondientes en tiempo, a efectos de cumplir con lo que resuelva la Junta Departamental.
3.1. 2. 2 Arrendamientos de obra
Existen varias empresas unipersonales contratadas por esa Intendencia en régimen de arrendamiento de obra. Dichos Contratos, por sus características, encuadran en el concepto legal de arrendamiento de servicios, debiéndose efectuar las contrataciones de acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 33 del
TOCAF. En consecuencia, para realizar la selección del contratante, debió utilizarse el procedimiento competitivo correspondiente conforme al monto de la contratación en su totalidad.
3.1. 2. 3 Conciliación de saldos con UTE
Según la información suministrada por la Intendencia, la deuda que la misma mantiene con UTE al 31/12/03 asciende a $ 42:113.117, mientras que de la información remitida al Tribunal de Cuentas por dicho organismo, resulta que la mencionada deuda asciende a $ 49:609.714. La Comuna deberá conciliar el referido saldo y comunicar a este Tribunal los ajustes que pudieran corresponder.
Montevideo, 29 de junio de 2004
Fdo. Esc. Elisabeth M. Castro, Secretario General
RESOLUCION J.D.F.:09/2005
DESCRIPCION: RENDICIONES DE CUENTAS DE LA INTENDENCIA MUNICIPAL DE FLORIDA, AÑOS 2002 Y 2003.-
APROBACION: 04/03/05
ACTA: 116/05
Ref. Rendiciones de Cuentas de la Intendencia Municipal de Florida, años 2002 y 2003.-
En sesión de la fecha y por mayoría de miembros presentes (23 en 24 Ediles), se aprobó la siguiente resolución.-
VISTO: los dictámenes del Tribunal de Cuentas de la República respecto a las Rendiciones de Cuentas de la Intendencia Municipal de Florida, para los ejercicios 2002 y 2003, emitidos con fechas 17 de setiembre de 2003 y 14 de julio de 2004, comunicados a esta Junta por Oficios 3213/03 y 4086/04, carpetas nros. 199308 y 201690 respectivamente.-
CONSIDERANDO: I) Que se comparten las observaciones contenidas en los mismos que refieren a incumplimiento con lo dispuesto en Art. 13, 15, 33, 94 num. 6 y 114 del TOCAF, no versión en tiempo y forma de los fondos indisponibles, no pago del aporte patronal del 1% al FNV (art. 81 Ley 16.237), incumplimiento del Convenio Nº 30 de la OIT (horas extras), Art. 211 lit. B) de la Constitución de la República.
II) Que se comparten las recomendaciones realizadas por el Tribunal de Cuentas a efectos de corregir deficiencias constatadas.
LA JUNTA DEPARTAMENTAL DE FLORIDA
R E S U E L V E :
1º.- Hágase lugar a las observaciones del Tribunal de Cuentas formuladas en los dictámenes emitidos con fechas 17 de setiembre de 2003 y 14 de julio de 2004.-
2º.- En mérito a lo anteriormente expuesto, el Cuerpo no aprueba las citadas Rendiciones de Cuentas.-
3º.- La Intendencia Municipal de Florida, deberá implementar los mecanismos necesarios a los efectos de cumplir con las recomendaciones realizadas por el Tribunal de Cuentas y corregir las deficiencias que se detallan:
a) Deberá ajustar los plazos de acuerdo a lo dispuesto por el Art. 114 de TOCAF, de las rendiciones de cuentas por vales por adelanto de dinero y comprobantes pendientes de descargo, a efectos de realizar las imputaciones correspondientes y reflejar las disponibilidades reales.
b) Deberá verter en tiempo y forma los fondos indisponibles a sus destinatarios.
c) A efectos de evitar el exceso de gastos deberá realizar trasposiciones de objetos.
d) Sólo ordenará la realización de horas extras a sus funcionarios al amparo de lo previsto en el Convenio nº 30 de la OIT.
e) Deberá verter en tiempo y forma los aportes patronales generados y a generarse, por FNV al B.H.U.
f) Deberá disponer que el cargo de Auditor Interno sea ocupado por un Contador Público con formación y experiencia en la materia.
g) Deberá proceder a realizar un inventario de los bienes de uso que integran su patrimonio y mantenerlo actualizado en forma permanente.
h) Deberá registrar el movimiento de fondos y valores para los que deba rendirse cuenta, así como de los bienes en guarda o custodia con datos de los funcionarios responsables.
i) Deberá efectuar los ajustes correspondientes en tiempo y forma de los planillados presupuestales originados en presupuestos y/o modificaciones presupuestales en función de lo resuelto por la Junta Departamental en cada instancia.
j) Deberá conciliar saldos con UTE y comunicar los ajustes resultantes al Tribunal de Cuentas.
k) Deberá llevar un registro actualizado de los cheques diferidos recibidos.
l) Deberá registrar como gastos extra presupuestales solo aquellos que tengan una contrapartida de ingresos no prevista en el Presupuesto. Los restantes gastos que se produzcan, aunque no hubieran sido previstos, deben afectar los rubros presupuestales correspondientes.-
4º.- Comuníquese, etc.-
Sala de Sesiones “Gral. José Artigas, en Florida, a los cuatro días del mes de marzo de dos mil cinco.-
(Fdo.) NELSON INFANTE AMARO, 1er. Vice-Presidente; ALEXIS A. PEREZ, Secretario.-