JUNTA DEPARTAMENTAL
-F l o r i d a-
Dist. Nº 08/10
Florida, 22 de febrero de 2010.
Sr(a)
Edil (a) Departamental
Presente.-
Para su conocimiento se remite
dictamen del Tribunal de Cuentas sobre
A
estudio: Comisión de Hacienda:
INTENDENCIA
MUNICIPAL DE FLORIDA (Carpeta 224353 E. 4444 7/07/09) Informe de Auditoria
respecto a
“VISTO: que este Tribunal ha examinado
EL
TRIBUNAL ACUERDA
1) Emitir
su Dictamen Constitucional respecto a
DICTAMEN.-1.1 El Tribunal de Cuentas ha examinado
1.2 El examen fue realizado de acuerdo
con normas de auditoria emitidas por
1.3 En opinión del Tribunal de Cuentas,
1.4 Con relación al cumplimiento de las
disposiciones legales que fueron objeto de examen y en aplicación de lo
dispuesto por el Artículo 211 Literales C) y E) de
1.4.1 Artículo 86 de
1.4.2 Ley 16.713 Art. 159: Se detectaron
partidas que se consideran materia gravada y por las cuales no se realizaron
los correspondientes aportes al BPS.
1.4.3 Artículo 11 del TOCAF: No se
deposita la totalidad de la recaudación, incumpliendo con lo dispuesto por esta
norma.
1.4.4 Artículo 14 y 19 del TOCAF: Se
detectó un gasto en el Ejercicio 2008 que no cumplió con la normativa, el mismo
fue observado por este Tribunal.
1.4.5 Artículo 25 del TOCAF: La modalidad
de compensación de deuda no cumple con la normativa.
1.4.6 Artículo 37 del TOCAF: Para los
arrendamientos a pagar o a cobrar
1.4.7 Artículo 55 del TOCAF: No se
verificó en la totalidad de los casos lo establecido en la norma en cuanto a la
garantía de cumplimiento de contrato.
1.4.8 Artículo 78 del TOCAF: No se
contrataron seguros de caución de fidelidad para los funcionarios que manejan
fondos o valores.
1.4.9 Artículo 85 del TOCAF:
1.4.10 Artículos 90 y 102 del TOCAF: No
se efectuaron arqueos en cantidad suficiente en las Juntas Locales,
incumpliéndose con lo establecido en las mencionadas normas.
1.4.11 Artículo 114 del TOCAF: En el
arqueo de caja de
1.4.12 Ordenanza 81 del Tribunal de
Cuentas: No se presentaron los estados
contables exigidos por la citada norma.
1.4.13 Resolución del Tribunal de Cuentas
de fecha 28/01/04: No se presentó el detalle de las obligaciones presupuestales
impagas de los Ejercicios
1.4.14 Artículo 114 Inc. D) del Estatuto
Municipal: Los funcionarios que desempeñan tareas insalubres realizan horas
extras por encima del limite establecido por esta norma.
1.4.15 Retenciones por convenios con
Cooperativas y otros:
1.4.16 Durante el ejercicio se observaron
gastos, por parte de las Contadoras Delegadas, los que fueron reiterados por el
ordenador y puestos en conocimiento de
Montevideo, 7 de setiembre de 2009.
INFORME
A
Se incluye además una evaluación del
cumplimiento de las recomendaciones presentadas en el informe de auditoria
anterior.
3.1CONSTATACIONES
QUE NO AFECTAN
3.1.1Presentación del Estado 3.3.-En el Estado 3.3.3 “Ejecución por tipo de gasto” se
incluyó, dentro de los gastos de funcionamiento, el financiamiento del déficit
de $ 24:809.884. Por lo señalado debe modificarse el monto correspondiente a
gastos de funcionamiento del ejercicio el que asciende a $ 87:702.102.
Asimismo, el concepto “Retribuciones
Personales” presenta un importe de $ 221:451.323 cuando debió ser de $
221:631.323, lo que implica que el total ejecutado del ejercicio sea de $
450:147.053, coincidiendo con el importe incluido en los restantes estados de
la rendición de cuentas.
3.1.2 Presentación de las trasposiciones
del ejercicio.- Respecto a las trasposiciones presentadas en el Estado 3.4
no coincidían los importes incluidos como saldos deudores con los saldos
acreedores. Se solicitó información al respecto a
3.1.3 Juicios contra la Intendencia
Municipal No se incluyen en el
déficit acumulado al 31/12/08, las eventuales erogaciones que puedan resultar
de los juicios en trámite, que de acuerdo a la información aportada por
Asimismo, se debe mencionar que existen
ocho procesos de nulidad ante el Tribunal de lo Contencioso Administrativo y un
proceso de inconstitucionalidad ante
3.1.4 Ingresos Nacionales De la conciliación realizada con el SIIF (Sistema
Integrado de Información Financiera) se detectó que las partidas recibidas al
cierre del ejercicio son contabilizadas al inicio del siguiente, dado que al momento en que se
reciben no se dispone de la información necesaria para ser contabilizadas.
3.1.5 Fondos Extrapresupuestales.- En el Estado N° 13 Evolución de Fondos
Extrapresupuestales figura el contrato
por concepto de leasing firmado el 09/06/99 con MTOP/Leasing MANREVIDE, con un
saldo a cobrar de $ 16:221.828. Dicho concepto no corresponde a un fondo
extrapresupuestal, por lo que
3.2
INCUMPLIMIENTO DE NORMAS LEGALES
Con relación al incumplimiento de normas
legales, corresponde realizar las siguientes precisiones:
3.2.1 Partida mensual.- La Comuna abona a un funcionario una partida
mensual por realizar pagos en diferentes firmas proveedoras de la capital sin
la existencia de norma presupuestal que lo autorice, incumpliendo con lo
dispuesto por el Artículo 86 de
3.2.2 Partidas sin aportes al BPS.-
La Intendencia no realizó los aportes correspondientes al BPS por las partidas
de quebrantos de caja abonados ni por la
partida mencionada en el punto anterior. Las mismas no son consideradas materia
gravada, por tanto no se incluyen en el cálculo del aguinaldo.
3.2.3 Depósito de la recaudación.- Durante el Ejercicio 2008
3.2.4 Gasto efectuado con
irregularidades.- Se detectaron
varias irregularidades en un gasto efectuado para el Carnaval 2008. Este no fue
autorizado por el ordenador correspondiente y
se ejecutó en febrero, con cargo a fondos que el Ministerio de Turismo y
Deporte resuelve otorgar en julio 2008. No existe autorización del ordenador
del pago que establezca que se realice con cargo a un recurso específico aún no
recibido, incumpliendo con el Artículo 19 del TOCAF
3.2.5 Compensación de deuda.- Según lo establecido en el Artículo 25 del TOCAF la
modalidad de compensación de deuda exige que sea solicitada por el acreedor y
únicamente en la etapa del pago.
Se constataron casos en los que, en
3.2.6 Arrendamientos.- No todos los arrendamientos a pagar o a cobrar por
3.2.7 Seguros de caución de fidelidad.- No se mantienen seguros de caución de fidelidad
para las personas que manejan fondos o valores incumpliendo por tanto, con el
Artículo 78 del TOCAF.
3.2.8 Arqueos de fondos en las Juntas
Locales.- Durante el ejercicio no se
efectuaron arqueos en cantidad suficiente y de carácter sorpresivo a efectos de
dar cumplimiento a lo dispuesto en el Artículos 90 y 102 del TOCAF.
3.2.9 Vales por adelanto de dinero que
integran el saldo de disponibilidades.-
En el arqueo de caja al cierre del ejercicio existen vales de adelantos de
dinero por $ 450.498. Del total de
dichas partidas, el importe de $ 230.732 (51%) exceden el plazo dispuesto en el
Artículo 114 del TOCAF que establece que las rendiciones de cuentas y valores
deberán presentarse en un plazo de sesenta días contados a partir del último
día del mes en que se recibieron los fondos o valores.
3.2.10 Garantía cumplimiento de
contrato.- Se detectó que la
licitación abreviada Nº 6/08, correspondiente a la adquisición de 10.000 bolsas
de portland, no cumple con el Artículo 55 del TOCAF. Dicha licitación supera el
tope del 40% de licitación abreviada, con lo cual se debe exigir la garantía de
cumplimiento de contrato.
3.2.11 Obligaciones Presupuestales
Impagas .-El estado correspondiente
a la evolución de las obligaciones presupuestales impagas fue expuesto de
acuerdo al Instructivo de Rendición de Cuentas aprobado por Resolución de este
Tribunal de 28/01/04. No obstante, no se presentó el detalle de las obligaciones
correspondientes al período
3.2.12 Horas extras de funcionarios
que realizan tareas insalubres.-
Para el caso de las tareas insalubres, se realizan más horas extras de las
permitidas legalmente.
3.2.13 Fondos Indisponibles.- En el Estado
N° 12 Evolución de los Fondos Indisponibles figuran partidas que no han
sido vertidas en tiempo y forma a sus
destinatarios (Honorarios profesionales, Ministerio de Vivienda P. Español,
Art. 39 Código Rural, Coop. Ahorro y Crédito 3er Milenio, etc).
3.3 DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO
3.3.1 Respecto a recursos o manejo de
fondos
3.3.1.1 Convenios.- No se realiza seguimiento de los convenios. No
siempre se da cumplimiento a la normativa de caducidad.
En
3.3.1.2 Conciliaciones bancarias.- Las conciliaciones bancarias son realizadas por el
encargado de División Control Caja pero no son revisadas a un nivel superior.
Se efectúa diariamente la conciliación de la cuenta N°
4341, el resto de las cuentas se
concilian solo cuando tienen movimientos.
3.3.1.3 Determinación de intereses
sobre tributos.- El cálculo de los
intereses es automáticamente realizado por el sistema, se detectó en un caso
una diferencia material en el recálculo de los intereses por mora en el cobro
de una contribución inmobiliaria urbana.
3.3.1.4 Redondeos en el cálculo de
tributos.- Para los casos
analizados, se detectó que la totalidad de los redondeos no fueron
correctamente realizados; se redondeaba cada concepto integrante de cada cuota
y no el total de la misma, sin un único criterio para este redondeo.
Esta situación fue corregida en 2009.
3.3.2 Respecto a Retribuciones
Personales
3.3.2.1 Sistemas utilizados
El sistema Payroll es utilizado por las
oficinas de Liquidaciones, Presentismo y RR.HH. En estas últimas dos oficinas
se utilizan en paralelo el Payroll y el sistema personal, lo que genera en
algunos casos diferencias con
3.3.3 Respecto al sistema de compras.-
3.3.3.1 Conciliación con los
proveedores.- No se tiene como política general realizar conciliaciones
periódicas con los proveedores más importantes, a fin de determinar diferencias
en los saldos y poder efectuar las posibles correcciones en los respectivos
registros.
3.4
RECOMENDACIONES
3.4.1 Recomendaciones del Ejercicio
Anterior Cumplidas
3.4.1.1 Excesos de gastos.- Se
incrementó el uso del mecanismo de trasposición de objetos, aplicando las
normas presupuestales de
3.4.1.2 Auditoria Interna.- En el ejercicio 2009 se instaló
A efectos de dar cumplimiento a lo
dispuesto por el Artículo 94 del TOCAF, la referida unidad, deberá coordinar
con el Tribunal de Cuentas la planificación de su actividad, de conformidad con
lo establecido en la mencionada norma.
3.4.1.3 Garantías de mantenimiento de
oferta.- En las licitaciones
analizadas del Ejercicio 2008, la garantía de mantenimiento de oferta fue
aplicada correctamente.
3.4.2 Recomendaciones del Ejercicio
Anterior no Cumplidas.-
3.4.2.1 Arrendamientos.- Para todos los
arrendamientos se deberá considerar el cumplimiento del Artículo 37 del TOCAF
solicitando informe técnico previo.
3.4.2.2 Garantías de cumplimiento de
contrato.-En los casos que
corresponda, se deberá exigir a los contratantes la garantía de cumplimiento de
contrato establecida en el Artículo 55 del TOCAF.
Es aconsejable que en el expediente
electrónico el Departamento de Hacienda deje constancia del cálculo realizado y
del importe correspondiente a la garantía de cumplimiento de contratos.
3.4.2.3 Seguros de caución de
fidelidad.-Se recomienda mantener
actualizados los seguros de caución de fidelidad y asignar a un funcionario
responsable el control y la actualización de los mismos.
3.4.2.4 Inventario de bienes de uso.-Atento a lo dispuesto por el Artículo 85 del TOCAF,
deberá mantenerse un registro permanente, actualizado y valuado de los bienes
de uso que integran el patrimonio de
3.4.2.5 Ordenanza 81 del Tribunal de
Cuentas.-De acuerdo a lo establecido
en
3.4.2.6 Fondos Extrapresupuestales.-La Comuna deberá registrar como extrapresupuesto
solamente los gastos que tengan una contrapartida de ingreso no prevista
presupuestalmente. Los restantes, estén o no previstos presupuestalmente, deben
considerarse dentro de la ejecución presupuestal. Asimismo los saldos
correspondientes a convenios y acreedores financieros, deben estar incluidos en
los estados respectivos, eliminándolos del Estado de Fondos
Extrapresupuestales.
Asimismo deberá conciliar con el MTOP los
saldos correspondientes al leasing y efectuar las compensaciones respectivas, a
efectos de que los estados
presenten correctamente la
información.
3.4.2.7 Convenios.- Se recomienda realizar el seguimiento de los convenios por facilidades
de pago y de los convenios particulares por Código Tributario. Se aconseja
además que el sistema automáticamente haga caducar el convenio cuando no se cumplan las condiciones
impuestas por el mismo a fin de dar cumplimiento a la normativa de caducidad.
3.4.2.8 Conciliaciones bancarias.- Se considera conveniente realizar al menos una
conciliación al cierre de cada mes de la totalidad de las cuentas bancarias,
aún cuando no tengan movimientos, archivarlas de manera ordenada y revisarlas
por funcionario de mayor nivel jerárquico.
3.4.2.9 Ingresos de origen nacional.- Es aconsejable realizar conciliaciones periódicas
respecto a los recursos de origen nacional con información obtenida del SIIF y,
de ser posible, informar al Ministerio de Economía y Finanzas una única cuenta
bancaria para que sean depositadas las partidas. Esto facilitaría la
individualización de las partidas recibidas por este concepto.
3.4.3 Recomendaciones del Ejercicio.-Se reiteran las recomendaciones señaladas en el
punto 3.4.2. y se agregan las siguientes:
3.4.3.1 Aportes al BPS.-Se deberá considerar como materia gravada las
partidas correspondientes a quebrantos de caja así como la partida mensual
entregada a un funcionario por tareas complementarias y realizar los aportes al
BPS correspondientes.
3.4.3.2 Compensación de deuda.- Se deberá aplicar el procedimiento que establece
el Artículo 25 del TOCAF en cuanto a que sea el acreedor quien solicita la
misma y únicamente en la etapa del pago.
3.4.3.3 Arqueos de fondos de Juntas
Locales.- Ante la constatación de
que durante el año 2008 no se han efectuado arqueos con suficiente periodicidad
en todas las oficinas que manejan fondos, dicha tarea deberá ser realizada con
regularidad por
3.4.3.4 Indisponibles. Los fondos indisponibles deben ser vertidos en
tiempo y forma a sus destinatarios.
3.4.3.5 Detalle de las Obligaciones
Presupuestales impagas y Conciliaciones respectivas
De acuerdo al Instructivo de Rendición de
Cuentas, se deberá incluir el detalle del total de las obligaciones
presupuestales impagas discriminadas por ejercicio individualizándose en todos
los casos al acreedor.
Asimismo, se deberán adjuntar las
certificaciones de los organismos públicos con el detalle de las deudas y las
conciliaciones respectivas en los casos que corresponda. Montevideo, 7 de
setiembre de
RESOLUCIÓN J.D.F. Nº 08/2010
DESCRIPCIÓN: Tribunal de Cuentas.- Dictamen
sobre Rendición de Cuentas ejercicio 2008 de
APROBACIÓN: 05 de marzo de 2010
ACTA:
114/10
En sesión de la fecha, y por mayoría de miembros
presentes (25 en 28 Ediles), se aprobó la siguiente resolución:
Visto: el
dictamen del Tribunal de Cuentas de
Considerando: I) que la misma presenta razonablemente, en
todos sus aspectos importantes de acuerdo a las normas legales y presupuestales
aplicables, la ejecución presupuestal con relación a los créditos y a los
recursos, el resultado del Ejercicio y el resultado acumulado al 31 de
diciembre de 2008.-
II) que se comparten las observaciones del organismo
de contralor, así como la acción de
Atento: A lo
precedentemente expuesto;
R E S U E L V E:
1º.- Apruébase
2º.-
Comuníquese a
Sala de Sesiones “Gral. José
Artigas”, en Florida, a los cinco días del mes de marzo de dos mil diez.-
Fdo:
RAÚL AMARO, 2do. Vice-Presidente; ALÉXIS A. PÉREZ, Secretario